1 話し合いの仕方ハンドブックを熟読する
ここから話し合いの準備に入ります。
ファシリーテーターの方は、まずは下記の『Ocapiを使った話し合いの仕方ハンドブック（PDF）』をダウンロードして、内容をよ〜く確認しましょう！
資料の中には、話し合いの進め方、手順、ポイントがまとまっています。話し合いの場作りのコツや、レポートの読み方についても書かれています。
ただし当日は、後で紹介する進行用スライドを見ながら話し合えるので、内容を丸暗記しなくても大丈夫です！
ファシリテーションは、話し合いの深まりに影響を与える重要な要素です。このガイドを参考に、チームの状況に合わせて工夫しながら、話し合いを行ってください。
ポイント
- 初めてのOcapiは、どう発言していいのか、どうレポートを読んでいいのかがつかみづらく、メンバーも戸惑いがちです。当日までにガイドの内容を把握して、ファシリテーターとしての準備を進めましょう。
- オープンかつフラットに、立場関係なく発言できるのがOcapiの話し合いの良さです。誰か一人が結論を決めたり、粗探しや犯人捜しの場になってしまわないよう意識しましょう。
2 当日の進行用資料をダウンロードする
話し合いの進め方や、各ステップごとのポイントをスライド資料にまとめています。当日はこのスライドと、話し合いの仕方ハンドブックを使いながら話し合いを進めましょう。
3 メンバーにOcapiについて共有
ここまでのステップの中で、まだメンバーにOcapiについて説明できていないという方は、話し合いの前日までに、概要を伝えておきましょう。当日話し合いが円滑に進みやすくなります。概要の共有は、以下のいずれかの方法がお薦めです。
A OcapiのページURLを伝える（https://ocapi.jp）
B Ocapiの2分でわかるOcapiスライドを配布（資料は下記からダウンロードできます）
4 メンバーに事前記入をお願い
話し合い前に、メンバーに下の資料を配布して、話し合い前にチームのありたい姿について個人で考えてもらうようお願いしてください。個々に事前に考えをまとめてもらうことで、話し合いが円滑に進みやすくなります。
5 レポート印刷、必要なものの準備
レポートを人数分印刷して、当日配布できるよう準備しましょう。
当日必要なもの
・人数分のレポート
・ポストイット
・ペン
・進行用スライドを表示するモニター
・話し合いの仕方ハンドブック（ファシリテーション用に1部）
・事前記入シート（話し合いの際に各自手元で確認できるよう、事前に印刷をお願いしてください）
ポイント
話し合いの際、もしチームの反応が芳しくなくても焦らずに…。
初回のOcapiでは、そもそもメンバーのチームへの認識や、チーム課題への認識がまったくなかったり、非常に曖昧であるケースも多く見受けられます。まずは初回で『チームづくり』の輪郭を捉えて、取り組みの必要性を知るという役割を果たす場合もあるんです。
繰り返しOcapiを実施することで、少しずつ意識の変化がみられるはずですよ。
ちなみに話し合いが終わった後も、まだOcapiの取り組みは続きます。
Ocapiは、いまから行う『レポートを使った話し合い』と話し合いから2週間後に行う『振り返りの話し合い』でワンセットです。話し合いが終わったら、またこのページに戻ってきてください。
それでは当日、充実した話し合いになることを願っています！
