実施担当・ファシリテーターの方向け Ocapiガイド

ステップ式で、Ocapiの効果的な進め方やファシリテーションのポイント、資料などの準備のタイミングを紹介します。

step1
step1 Ocapiについて
step2
step2 レポート出力
step3
step3 話し合い実施
step4
step4 振り返り実施
step5
step5 2回目以降

1 話し合いの日程調整

あれからチームに変化はみられましたか?
小さな変化や大きな変化があったチームもあれば、前回からあまり変化がみられなかったチームもあるかもしれません。

チームの状態によって、変化のスピードはまちまちです。
だから、焦らずに進めていきましょうね。

2回目以降のOcapiは、初回とは少しだけ話し合いの流れが変わりますが、アンケートの発行〜レポートの出力までは同じです。
話し合いは、変化を振り返ることからはじめて、再びありたい姿について考え、いまの状況を踏まえて次のアクションを考えます。

まずは前回と同じく、話し合いの日程を確保することから始めましょう。

話し合いについて

時間の目安…
話し合いの時間は、2時間程度取れると良いです。
進行役について…
進行役は、あなたでも良いですし、他の方でも良いです。進行役は、取り組みへの理解がより一層深まる効果があります。本人と周りにとって、より良い影響を与えられそうな方に依頼しても良いかもしれません。その際は、当ページを共有してください。
会場選び…
参加者が身構えることなく、オープンに話すことができる部屋を選びましょう。部屋のセッティングは教室形式よりも、丸テーブルやテーブルなしがお薦めです。

2 アンケート作成〜レポート出力

アンケートの作成、決済からレポートの出力までの手順は初回と同じです。
手順がわからない方は、Ocapiガイドの『アンケート発行』ページを見てみましょう。

レポートが出力できたら、話し合いの準備に進みます。

3 当日の進行用資料をダウンロードする

『話し合いの場用のスライド(2回目以降)』をダウンロードしましょう。実際の話し合いの進め方に合わせて、スライドは加工して使ってください。
2回目以降は初回と少し進め方が変わります。まずは、変化の振り返りから入っていきます。

話し合いの場用のスライド(2回目以降)

話し合いの場用のスライド(2回目以降)

2回目以降の話し合いのポイント

  • それぞれが感じている小さな変化を丁寧に振り返り、これまでの期間の間でどんなことに取り組んできたのか、その取り組みから得られた気づきや学びにはどのようなものがあるのかを、みんなで共有します。
  • チームとしてのありたい姿に対して、現在どのような状態になっているのか、それぞれが感じていることを話し合います。
  • 起きている変化をさらに育てたり、チームとしてのありたい姿に近づくための次のアクションを考えます。
  • アクションを生み出す際には、成功の循環モデルを意識して、だんだんと思考や行動に関するアクションの数を増やしたり、業務プロセスや結果の質につなげるという観点で考えたりするとよいかもしれません。

4 必要なものの準備〜話し合い実施

それでは初回と同様、レポートを人数分印刷して、当日配布できるよう準備しましょう。

<当日必要なもの> ・人数分のレポート
・ポストイット
・ペン
・進行用スライドを表示するモニター
・話し合いの仕方ハンドブック(ファシリテーション用に1部)

進め方について再度おさらいしたい方は、Ocapiガイドの『話し合い実施』ページを見てください。
※2回目以降は、メンバーのシート記入は必要ありません。

5 振り返りの話し合い実施

2回目以降も、話し合いから2週間後にフォローの話し合いを実施しましょう。進め方はOcapiガイドの『振り返り実施』ページを見てくださいね。

6 変化を続けるために

変化を続けるためには、結果を焦らず、チーム内での小さな変化に注目しながら、最低でも半年〜1年程度は話し合いのサイクル(話し合いを行って、2週間後にフォローの話し合い。さらに3カ月後再び話し合い…)を続けることが望ましいです。